Digitale Dokumenten-Verwaltung & Dokumenten-Archivierung

Vom Posteingang über die Bearbeitung bis zur Aktenablage strukturiert unser digitales Dokumenten-Verwaltungssystem Ihren Workflow genau so, wie Sie es individuell wünschen. Denn es erlaubt frei definierbare Arbeitsabläufe und erleichtert die innerbetriebliche Vorgangsbearbeitung. Jeder Bearbeiter kann die Dokumente mit Suchbegriffen oder weiteren Strukturierungsmerkmalen versehen, die für die spätere Suche verfügbar sind. Darüber hinaus entscheidet der Bearbeiter für jedes Dokument individuell, ob er das Dokument innerhalb der elektronischen Ordnerstruktur final ablegt und damit anderen Kollegen zur Einsicht freigibt. Oder, ob er das Dokument zur weiteren Bearbeitung weiterleitet.Das besonders Komfortable daran: Die Verzeichnisstruktur entspricht einem klassischen Aktenschrank, so dass Sie wie gewohnt „ablegen“ können. Mit dem Vorteil, dass Sie die Dokumenten-Ablage digital viel schneller bewältigen, da die Dokumente direkt vom Scanner aus „Scan-to-Folder“ übernommen werden. Übrigens können Sie auch bestehende PDFs und PDF-Archive einfach übernehmen.Unser digitales Dokumenten-Archivierungssystem schafft zudem effiziente Routineprozesse: Es wird grundsätzlich festgelegt, welcher Mitarbeiter primär benachrichtigt wird, wenn ein neues Dokument in den Bearbeitungsumlauf gelangt. Dieser erhält ganz bequem eine E-Mail mit einem integrierten Link zum neuen Dokument. Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen können dann selbst entscheiden, wer die weitere Bearbeitung und letztlich die finale Archivablage eines Dokuments durchführt.